Network
Literasi News - Dewasa ini, perkembangan teknologi sangat pesat. Semakin banyak inovasi yang diciptakan guna membantu dan mempercepat pekerjaan manusia. Inovasi yang diciptakan pun beragam dan tidak terfokus hanya pada satu bidang saja. Salah satu inovasi yang paling penting dewasa ini adalah hadirnya software payroll terbaik.
Aplikasi payroll online semakin dibutuhkan. Apalagi ketika pandemi menyerang di awal tahun 2020, hampir semua perusahaan dan sektor bisnis menerapkan digital untuk memantau dan sebagai medium absensi karyawannya.
Saat ini banyak sekali software yang sengaja dikembangkan untuk memudahkan jalannya sebuah bisnis. Salah satu software yang dimaksud adalah software payroll seperti Mekari Talenta. Lantas tahukan anda apa pengertian software payroll dan apa saja jenis jenisnya? Yuk simak ulasan lengkapnya tentang software payroll terbaik di sini.
Baca Juga: PPKM Resmi Dicabut Mulai Hari Ini Jumat 30 Desember 2022, Simak Pernyataan Presiden Jokowi
Apa Itu software payroll?
Software payroll merupakan sebuah software yang sengaja dikebangkan untuk mempermudah proses penggajian karyawan. Pihak HR tidak perlu lagi bingung melakukan proses penggajian secara manual, karena semuanya sudah terkomputerisasi. Data-data seperti reimbursement, gaji pokok, potingan, dan insentif sudah secara otomatis dihitung.
Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan gaji yang diterima oleh karyawan langsung masuk ke rekening mereka secara otomatis. Pihak HR tidak perlu lagi membayarkan gajinya secara cash atau tunai. Karyawan juga bisa melihat rincian gajinya secara online sehingga aplikasi tersebut mendukung manajemen yang transparan antara perusahaan dengan para karyawannya.
Dengan begitu, hubungan antara karyawan dengan perusahaan dapat terpelihara dengan baik karena adanya keterbukaan data. Meskipun begitu, anda tidak perlu khawatir karena software payroll ini memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Dengan begitu tidak semua orang bisa seenaknya membuka data yang ada di dalamnya.
Baca Juga: Jalur Puncak Bogor Diperkirakan Mulai Padat, Menko PMK dan Menhub Lakukan Pantauan
Agar semuanya berjalan dengan lancar dan sesuai rencana, anda perlu menggandeng penyedia jasa software payroll yang profesional. Hal tersebut sangat penting karena software payroll terbaik ini sifatnya sangat urgent. Sangat disayangkan apabila anda memilih partner yang salah. Patikan pula bahwa aplikasi tersebut mudah dioperasikan oleh tim HR.
Jenis-Jenis software payroll
Sebelumnya tahukah anda jika software payroll ini ada banyak jenisnya? adapun Jenis-jenis payroll yang sering dipakai adalah payroll service, payroll hosted, dan cloud payroll. Payroll service merupakan jenis software yang paling sering digunakan dibanding lainnya karena semua data perusahaan langsung tersimpan di servernya sendiri.
Dengan begitu, data karyawan bisa lebih aman karena perusahaan tidak melibatkan pihak ketiga. Akan tetapi cara ini memerlukan perencanaan yang matang karena kelancaran sistem tergantung dengan kemampuan perusahaan untuk menjalankannya. Pihak HR juga harus bisa mengoperasikannya dengan baik.
Kemudian yang kedua adalah payroll hosted. Sesuai dengan namanya, aplikasi ini memanfaatkan pihak ketiga untuk menyimpan datanya. Meskipun lokasi host nya jauh, perusahaan masih bisa mengakses data tersebut melalui komputer kantor. Kelebihan sistem ini adalah perusahaan tidak perlu membuat software dan server sendiri.
Lantas apa yang dimaksud dengan cloud payroll? software payroll terbaik yang satu ini menggunakan cloud sebagai media penyimpanan data. Cloud dapat diakses melalui internet dan umumnya dikelola langsung oleh pemberi layanan payroll.
Nantinya pihak perusahaan hanya perlu login ke aplikasi untuk menggunakannya sehingga lebih mudah dan praktis.
Memang benar bahwa saking banyaknya pilihan software payroll, membuat pebisnis bingung untuk memilih yang terbaik. Terlepas dari jenis yang digunakan, anda tetap harus menggunakan kelengkapan fiturnya sebagai pertimbangan utama. Jangan sampai anda memilih software payroll yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Apa saja poin penting yang harus Anda temukan dalam software payroll terbaik di Indonesia?
Pada umumnya, banyak manajer dari sebuah perusahaan yang datang kepada tim sales dan mulai bertanya banyak hal tentang software HRIS. Setiap pertanyaan itu awal mulanya berasal dari keingintahuan mereka tentang produk HRIS yang ingin digunakan. Tentunya hal ini wajar, karena pertanyaan tersebut akan selalu bermuara pada kebutuhan dari masing-masing perusahaan.
Berikut beberapa poin penting yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih software payroll terbaik yang tepat, antara lain sebagai berikut:
1. Pilih software payroll terbaik yang memiliki fitur efisien dan formula tepat dalam mendukung kebijakan perusahaan dan regulasi pemerintah Indonesia
Secara garis besar, memilih software payroll terbaik yang dapat memudahkan kinerja departemen HR adalah sebuah keharusan. Bayangkan tim HR Anda menghitung ribuan gaji karyawan, sementara prosesnya dilakukan secara manual. Tentunya mereka akan membutuhkan rentang waktu yang lama dan tenaga banyak.
Belum lagi dengan kesulitan dalam memastikan, “apakah kalkulasi payroll yang telah mereka rekap tersebut 100% benar?” Jika terjadi kesalahan, tentunya akan terjadi penghitungan ulang sedari awal. Kemudian ini akan menjadi rentetan bola salju bagi tim HR. Keluhan akan terus berdatangan serta keterlambatan pembayaran gaji bisa jadi akan terjadi.
Hal di atas adalah alasan kenapa Anda harus memilih software payroll terbaik berupa software HRIS dan meninggalkan proses penghitungan manual. Namun, dalam memilih fitur terbaik dari setiap software payroll terbaik di Indonesia, Anda harus bisa memastikan efektivitas software tersebut dalam memproses gaji yang akan diterima oleh pekerja.
Ingat, pembayaran gaji akan selalu diterima karyawan pada tanggal tertentu di setiap bulannya. Oleh karena itu penting bagi Anda untuk memilih software dengan ketepatan dan kecepatan dalam memproses pembayaran gaji karyawan secara tepat waktu.
Hal lainnya, gaji adalah hak utama yang harus diterima karyawan sebagai pekerja di sebuah perusahaan, maka ketepatan dalam mengkalkulasi besaran gaji yang diterima karyawan juga harus menjadi pertimbangan utama Anda dalam memilih software HRIS.
Selanjutnya Anda juga harus mencari software dengan formula yang dapat disesuaikan dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. Terutama dalam menghitung tunjangan yang harus diterima karyawan, pembayaran pajak, asuransi, dan peraturan pemerintah lainnya seperti BPJS dan PPh 21.
Memilih software payroll terbaik yang tepat tentunya akan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih mudah dan kejadian human error bisa diminimalisir.
2. Pilih software payroll terbaik yang memiliki fitur component overrider
Setelah penghitungan proses penggajian selesai, tentunya Anda akan mendapatkan informasi lengkap tentang penggajian dan nominal gaji yang akan diterima oleh karyawan perusahaan Anda.
Namun, bagaimana jika terdapat perubahan komponen penggajian secara tiba-tiba? Misalnya, karena alasan yang disebabkan oleh hal tertentu, contohnya: karyawan A akan didenda sebesar Rp500,000,- karena alasan dan kesepakatan yang telah menjadi regulasi dari perusahaan Anda. Dan denda tersebut harus diefektifkan dalam periode penggajian hari itu juga.
Tentunya situasi seperti itu bisa saja terjadi di beberapa perusahaan. Di sinilah pentingnya bagi Anda untuk memilih software payroll terbaik yang memiliki component override serta bisa disesuaikan dengan aturan yang dimiliki oleh setiap perusahaan di Indonesia.
Dengan adanya fitur Payroll Component Overrider tentunya Anda tidak perlu khawatir lagi ketika dihadapkan dengan situasi seperti ini.
3. Memiliki sistem yang terintegrasi dan mendukung penghitungan BPJS serta PPh 21
Dalam memilih software payroll terbaik yang kini semakin banyak terdapat di Indonesia, penting untuk mengetahui apakah sistem yang terdapat pada aplikasi tersebut telah langsung terintegrasi dan mendukung penghitungan jaminan kesehatan, jaminan masa tua, serta pembayaran pajak, dll.
Ini penting, karena selama pemrosesan gaji karyawan, Anda tidak perlu lagi dipusingkan dalam penghitungan BPJS serta pajak yang harus dibayarkan. Hanya tinggal klik tanpa harus menggunakan pena, maka pembayaran gaji dengan pajak serta BPJS telah dibayarkan secara langsung.
Pilihlah software payroll terbaik yang telah mendukung pembayaran tersebut, terutama mengenai BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan serta PPh 21.
4. Mendukung sistem penghitungan dan pembayaran langsung kepada bank
Software payroll terbaik yang bagus tentunya membuat proses yang biasa dilalui oleh departemen HR secara manual, mulai bertransformasi menjadi lebih terotomatisasi.
Bagaimanapun, dalam sebuah sistem penggajian, setelah proses yang dilalui dari tahap awal hingga tahap pembayaran gaji tentunya software yang Anda pilih harus mendukung sistem pembayaran langsung kepada rekening masing-masing karyawan.
Untuk mempermudah Anda dalam melakukan proses transfer gaji melalui bank, software yang baik juga harus bisa menghasilkan template transfer bank. Template ini berguna dalam menghitung besaran gaji yang akan ditransferkan oleh bank kepada masing-masing karyawan, sebagaimana yang telah dihitung sedari awal pemrosesan gaji.
Selain itu, template pada software payroll terbaik ini juga akan menyimpan data tentang tanggal transfer efektif dan juga nomor rekening masing-masing karyawan Anda.
Template ini akan memudahkan Anda melakukan pembayaran gaji secara otomatis tanpa harus melakukan sistem secara manual.
Selain itu fitur ini akan membuat waktu menjadi lebih efektif tanpa harus menggunakan cek kertas, sehingga risiko cek hilang atau kasus penipuan sulit terjadi karena semua telah diotomatisasi.
5. Memiliki fitur report yang akan memudahkan HR dalam menyesuaikan laporan perusahaan
Ketika proses penggajian sedari awal hingga gaji telah ditransfer ke rekening masing-masing karyawan, terkadang departemen HR sering melakukan pratinjau ulang sebagai pertanggungjawaban mereka kepada manajer atau pemilik perusahaan.
Dengan adanya fitur ini, tentunya tim HR Anda memiliki kemudahan dalam mengunduh laporan penggajian yang mereka inginkan. Karena itu, software payroll terbaik yang baik tentunya harus dapat memberikan laporan standar yang dibutuhkan oleh seorang HR untuk melakukan pratinjau ulang ini.
Laporan yang diunduh tersebut bisa jadi berupa payslip yang berisi penggajian karyawan, detail komponen penggajian, besaran pemotongan pajak, BPJS dan dana pensiun, serta total gaji yang diterima oleh karyawan Anda setelah dikurangi itu semua.
Tidak hanya itu, banyak laporan lainnya yang sering dibutuhkan oleh seorang HR saat melakukan pratinjau ulang. Karena itu, hal terbaik adalah memilih software payroll terbaik yang dapat memfasilitasi setiap laporan untuk memudahkan tim HR melakukan pratinjau ulang.
Berbicara tentang tren atau perkembangan zaman. Konsumen berada di garis depan menuntut pengembang software HRIS menghadirkan produk dengan inovasi terbaru, serta berbeda dengan produk lainnya.
Hal ini lumrah, karena sebagai manusia kita selalu ingin pembaharuan di setiap lini kehidupan. Oleh karena itu, beberapa fitur di atas dapat Anda temukan langsung dalam aplikasi HRIS seperti Mekari Talenta. Akses link berikut https://www.talenta.co untuk mendapatkan gratis akses selama 14 hari.
